Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností č. 1/2020

 

  Město Litoměřice

 

Směrnice Rady města Litoměřice

Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností
č. 1/2020

 

 

Správce příkazu: Odbor KSaT                                                       Platnost: 02.03.2020
Vypracoval: Mgr. Milan Čigáš                                                         Účinnost: 02.03.2020

 

I.
Úvodní ustanovení

(1) Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností (dále jen „Pravidla“) jsou stanovena Radou města Litoměřice na základě ustanovení § 102 odst. 2 písm. l) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“).

(2) Pravidla ohledně petic vychází ze zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o právu petičním“) a postupy těmito Pravidly neupravené se řídí tímto zákonem.

(3) Tato Pravidla se přiměřeně použijí i na vyřizování oznámení a podnětů, pokud se nejedná o podnět k zahájení řízení ve smyslu § 42 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“) a pokud není postup upraven zvláštním právním předpisem.

II.
Základní pojmy a zásady

(1) Stížností se rozumí podání občana v individuálním zájmu, které nelze vyřídit podle jiného právního předpisu a též podání, kterým se fyzické či právnické osoby ve svém individuálním zájmu domáhají ochrany svých porušovaných nebo ohrožovaných práv nebo oprávněných zájmů nebo poukazují na jiné nedostatky, přičemž se nejedná o stížnost ve smyslu § 175 správního řádu. Stížnost může být podle svého obsahu vyhodnocena jako podnět či oznámení.

(2) Podání se vždy vyhodnocuje podle jeho obsahu, nikoli podle názvu. Pokud podání nemá znaky stížnosti podle těchto Pravidel, ale z obsahu je zřejmé, že se jedná o podnět k zahájení správního řízení ve smyslu § 42 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“), musí se tento podnět bez zbytečného odkladu postoupen příslušnému správnímu orgánu.

(3) Stížnosti, které jsou hrubě urážlivé, očividně nepravdivé či nesmyslné se po zaevidování odkládají.

(4) Při vyřizování stížností je každý zaměstnanec povinen řídit se základními zásadami činnosti správních orgánů, které jsou uvedené v §§ 2-8 správního řádu.

(5) Peticí se rozumí podání ve věcech veřejného nebo jiného společného zájmu občanů splňující náležitosti petice podle zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů.

(6) Oznámení jsou podání upozorňující na negativní jevy v oblastech týkajících se působnosti města Litoměřice a Městského úřadu Litoměřice a sledující převážně celospolečenské zájmy.

(7) Podněty jsou návrhy na zlepšení existujícího stavu, ekonomičtější řešení určitého úkolu nebo návrhy na řešení určité problematiky v oblasti působnosti města Litoměřice a Městského úřadu Litoměřice.

(8) Pokud není stanoveno jinak, tam kde tato Pravidla hovoří o stížnosti vztahují se také na petice, oznámení a podněty.

(9) Povinnosti stanovené vedoucímu odboru se vztahují i na vedoucího samostatné organizační složky.

 

III.
Přijímání stížností a petic

(1) Písemně zaslané stížnosti a stížnosti v elektronické podobě přijímá podatelna MěÚ (dále jen „podatelna“) a postoupí je na odbor Kancelář starosty a tajemníka, sekretariát starosty a tajemníka (dále jen „KSaT“) k zaevidování.

(2) Stížnosti podané osobně přijímají kromě podatelny případně i jednotlivé odbory MěÚ, organizační složka a Městská policie podle své věcné působnosti. Stížnosti se přijímají každý pracovní den v obvyklé pracovní době. Pokud je stížnost podána osobně jinak než na podatelně nebo přímo odboru KSaT přijímající ji neprodleně postoupí prostřednictvím podatelny odboru KSaT. Pokud je volenému zastupiteli města předána osobně nebo elektronicky petice neprodleně ji postoupí odboru KSaT.

(3) O ústně podané stížnosti, kterou nelze vyřídit při jejím podání, pořídí kterýkoliv zaměstnanec se stěžovatelem protokol, pokud o to stěžovatel požádá, a to i tehdy, bude-li stížnost podle věcné příslušnosti vyřizovat jiný odbor, nebo jiný orgán státní správy.
Protokol musí obsahovat tyto náležitosti: jméno a příjmení stěžovatele, jeho adresu (postačí doručovací), vylíčení předmětu stížnosti takovým způsobem, aby pokud možno pracovník pověřený jejím vyřizováním nemusel dodatečně získávat potřebné informace k jejímu obsahu, kontaktní údaje stěžovatele (telefon,
e-mail) pokud je stěžovatel ochoten je sdělit a informaci o tom, zda si stěžovatel přeje být o vyřízení stížnosti vyrozuměn. Nedostatek v podání není důvodem k odepření převzetí stížnosti.

(4) Stížnosti na činnost Městské policie či jednotlivých strážníků je povinen přijmout každý strážník. Strážník není povinen převzít stížnost, kterou stěžovatel hodlá podat ústně do protokolu, pokud tomu brání povaha jeho služby. V takovém případě je povinen stěžovatele poučit, kde a kdy může stížnost podat nebo kdo s ním sepíše protokol.

(5) O zvlášť závažných stížnostech a o všech peticích musí být neprodleně informován tajemník a starosta.

 

IV.
Centrální evidence stížností a petic

(1) Odbor KSaT zaeviduje bez zbytečného průtahu stížnost nebo petici do Centrální evidence stížností a petic (dále jen „Evidence“) a případně jí přidělí číslo jednací (pokud je nemá z podatelny). Vedoucí odboru KSaT (nebo právník) nejprve posoudí, zda se skutečně jedná o petici a jestli splňuje všechny náležitosti stanovené zákonem o právu petičním.

(2) Každý odbor je povinen všechny stížnosti podané na odboru (oddělení) bez průtahů předat odboru KSaT k zaevidování, a to originál stížnosti včetně příloh a další materiály související s vyřizováním stížnosti, včetně písemného dokladu o konečném způsobu vyřízení, pokud stížnost vyřídil sám.

(3) Evidence obsahuje: číslo jednací, charakter podání (zda se jedná o stížnost, petici, oznámení či podnět), datum přijetí podání, jméno, příjmení a adresu stěžovatele, stručný předmět stížnosti a den ukončení vyřizování stížnosti. Evidence je vedena elektronicky.

(4) Odbor KSaT vede spisy k jednotlivým stížnostem v analogové formě; na jejich přebalech jsou navíc uvedeny tyto údaje: označení osoby nebo odboru (oddělení) proti níž stížnost směřuje, kdy a komu byla stížnost předána k vyjádření, toto vyjádření či stanovisko, opatření ke zjednání nápravy, skutečnost, zda bylo vyřizování stížnosti prodlouženo a do kdy, případně informace o dalších důležitých úkonech. Umožňuje-li to obsah stížnosti a výsledky jejího vyřizování vyhodnotí se rovněž oprávněnost či neoprávněnost stížnosti. Lhůty pro archivaci a skartaci spisů se řídí zákonem
č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcími předpisy k tomuto zákonu.

(5) Po zaevidování stížnosti odbor KSaT požádá příslušný odbor (příp. jiný orgán města) určený podle obsahu stížnosti o vypracování vyjádření či stanoviska ke stížnosti.

 

V.
Věcná příslušnost a námitky podjatosti

(1) Ke stížnosti se vyjadřují dotčené odbory, které o to byly požádány odborem KSaT a jejichž působnosti se stížnost podle obsahu týká. Ke stížnostem, které svým obsahem spadají do působnosti více odborů se vyjadřují všechny dotčené odbory a odpověď stěžovateli vypracuje vedoucí odboru KSaT (popř. právník) z těchto vyjádření, stanovisek a poskytnutých podkladů. Dotčené odbory jsou povinny v přiměřené lhůtě vyjádření vypracovat a to tak, aby mohla být dodržena lhůta pro vyřízení stížnosti. Dotčené odbory odpovídají za vyřízení stížnosti nejen dodržením lhůty ale i po obsahové stránce; vedoucí odboru KSaT sestaví odpověď stěžovateli z jejich vyjádření a případné úpravy s nimi konzultuje. Vedoucí odboru KSaT (právník) odpovídá za vyřízení stížnosti po právní stránce.

(2) Starosta může vyřízením stížnosti pověřit místostarostu, v jehož působnosti se nachází oblast, do níž stížnost svým obsahem směřuje.

(3) Pokud je stížnost směřována proti konkrétnímu zaměstnanci zařazenému do Městského úřadu, vyřizuje ji jeho přímý nadřízený. Kopie stížnosti musí být ihned po zaregistrování dána na vědomí tajemníkovi, který může dle uvážení vyřídit stížnost osobně. Stejně tak bude seznámen i s výsledkem vyřízení stížnosti.

(4) Stížnosti směřující na jednotlivé strážníky Městské policie a na Městskou policii vyřizuje a podepisuje její velitel. O vyřízení stížnosti uvědomí odbor KSaT. Kopie stížnosti musí být ihned po zaregistrování dána na vědomí starostovi, který může dle uvážení vyřídit stížnost osobně. Stejně tak bude seznámen
i s výsledkem vyřízení stížnosti.

(5) Stížnosti směřující vůči vedoucímu odboru vyřizuje tajemník, stížnost na velitele Městské policie nebo na tajemníka Městského úřadu vyřizuje starosta.

(6) Starosta nebo tajemník mohou rozhodnout, že vyřizováním stížnosti spadající do jejich kompetence bude pověřen vedoucí odboru KSaT (popř. právník). V tomto případě musí být před ukončením vyřizování stížnosti informováni o výsledku šetření a návrhu na konečné vyřízení.

(7) Stížnost na starostu, místostarostu nebo člena Rady města musí být předložena na nejbližším zasedání Radě města, která rozhodne o způsobu vyřízení.

(8) Stížnosti na ostatní volené zastupitele města musí být předloženy na nejbližším zasedání Zastupitelstvu města, které rozhodne o způsobu vyřízení. Stížnosti na členy výborů a komisí v oblasti jejich působnosti v těchto orgánech vyřizuje Kontrolní výbor při zastupitelstvu města, který o výsledku informuje Radu města (komise) či Zastupitelstvo města (výbory).

(9) Pokud stížnost patří do kompetence jiného orgánu nebo organizace odbor KSaT ji postoupí ve lhůtě
5 dnů ode dne podání a uvědomí o tom stěžovatele.

(10) Pokud petice spadá do přenesené působnosti, určí toho, kdo ji vyřídí tajemník, pokud spadá do samostatné působnosti určí ho starosta. Tajemník nebo starosta musí být informováni o způsobu vyřízení petice. Petici může také vyřídit osobně tajemník, starosta nebo místostarosta.

(11) Petice, která se týká oblasti, o které rozhoduje Rada města nebo Zastupitelstvo města, musí být těmto orgánům předložena na jejich nejbližším zasedání. Podklady připraví ten, kdo je pověřen vyřízením petice tajemníkem nebo starostou.

(12) Stěžovatel nebo jiná osoba, které se vyřizování stížnosti bezprostředně týká, může namítat podjatost vyřizujícího pracovníka. Na vyřízení námitky podjatosti se přiměřeně použije ust. § 14 správního řádu. O podané námitce a způsobu jejího vyřízení musí být informován odbor KSaT a musí mu být předána jak námitka, tak související dokumenty, které jsou součástí spisu vedeného ke stížnosti.

(13) Pracovník, kterému byla stížnost předána k vyřízení, je povinen bezprostředně po tom, co se dozví
o skutečnostech nasvědčujících jeho podjatosti, informovat svého nadřízeného. Ten bez zbytečného odkladu rozhodne, zda je důvod k vyloučení pracovníka z vyřizování stížnosti.

 

VI.
Vyřizování stížností a petic

(1) Po předání stížnosti příslušnému odboru určí jeho vedoucí neprodleně pracovníka, který bude stížnost vyřizovat, a projedná s ním postup.

(2) Při zahájení vyřizování stížnosti stejně tak, jako v jejím průběhu, je pracovník povinen zkoumat, zda stížnost nezavdává důvod k postupu dle § 42 správního řádu (zahájení řízení z moci úřední), případně dle jiných právních předpisů. V případě, že tomu tak je, ihned zastaví vyřizování stížnosti podle těchto Pravidel a nadále postupuje v souladu s příslušným právním předpisem. O této skutečnosti neprodleně informuje odbor KSaT a stěžovatele (pokud o to požádal).

(3) Požádá-li o to stěžovatel, nebo je-li to v zájmu správného vyřízení stížnosti, při prošetřování stížnosti se neuvádí jméno stěžovatele.

(4) Stížnosti se vyřizují bez zbytečného prodlení. Všechny důležitější úkony prováděné v průběhu vyřizování stížnosti se zaznamenávají písemnou formou (protokolem, úředním záznamem apod.), nebo, umožňuje-li to povaha věci, poznamenáním do spisu. Poznamenání do spisu provádí výhradně odbor KSaT. Pokud jsou předávány písemnosti mezi jednotlivými odbory, děje se tak doložitelnou formou (předávací protokol, interní doručení v ERMS, e-mail apod.).

(5) Stížnost musí být vyřízena do 30 dnů ode dne doručení na Městský úřad. K tomu je možno připočíst dobu až 30 dnů, jestliže je zapotřebí ve věci konat ústní jednání nebo místní šetření, je-li nutné vyžádat si ve věci stanovisko či podklady od jiného odboru či orgánu, nebo jde-li o zvlášť složitý případ. Důvod a účel prodloužení lhůty musí být zaznamenán do spisu a je vhodné vyrozumět stěžovatele. Lhůta k vyřízení stížnosti podle čl. V. odst. 8 těchto Pravidel je 90 dnů, pokud ji Zastupitelstvo města neprodlouží.

(6) Kdykoli v průběhu lhůty je určený pracovník oprávněn vyřizování stížnosti zastavit, nastane-li některý z následujících důvodů:
a. stěžovatel vzal svou stížnost zpět, jestliže je stěžovatelů více musí se zpětvzetím souhlasit všichni stěžovatelé,
b. stěžovatel v určené lhůtě neodstranil podstatné vady stížnosti, které brání řádnému vyřízení stížnosti, např. konkretizace věci, o kterou jde či úřední osoby, proti které stížnost směřuje, pokud nemůže pracovník odstranit vady stížnosti bez nepřiměřeného úsilí sám. Stěžovatel musí být předem na možnost zastavení vyřizování stížnosti upozorněn.
c. stížnost je zcela zjevně nepravdivá a pomlouvačná, nebo má výrazně obstrukční charakter,
d. stěžovatel v průběhu vyřizování stížnosti s pracovníkem nespolupracuje a klade faktické překážky takového rázu, že stížnost nemůže být řádně vyřízena. Tato skutečnost musí být řádně zaznamenána a doložena ve spise. Stěžovatel musí být předem na možnost zastavení vyřizování stížnosti upozorněn.
e. zjistí-li, že ve věci, která je předmětem stížnosti, nebo která s předmětem stížnosti bezprostředně a neoddělitelně souvisí, se koná správní řízení u jiného orgánu,
f. zjistí-li, že předmět stížnosti spadá do samostatné působnosti jiné obce či kraje; v takovém případě kromě zastavení vyřizování stížnosti rovněž stížnost postoupí a stěžovatele o tom informuje,
g. stěžovatel zemřel nebo zanikl, pokud neprojeví zájem o pokračování vyřizování stížnosti právní nástupci, anebo zanikla věc nebo právo, kterého se stížnost týká,
h. stížnost se stala zjevně bezpředmětnou.

(7) O zastavení vyřizování stížnosti je pracovník povinen neprodleně informovat stěžovatele (vyjma důvodů podle písm. a) a g) a odbor KSaT. Pokud stěžovatel se zastavením vyřizování stížnosti nesouhlasí, má právo podat námitku, o které musí být rozhodnuto do 30 dnů.

(8) Petice musí být vyřízena do 30 dnů od jejího přijetí a o jejím vyřízení se písemně vyrozumí ten, kdo ji podal anebo ten, kdo členy petičního výboru zastupuje. V odpovědi se uvede stanovisko k obsahu petice a způsob vyřízení.

 

VII.
Ukončení vyřizování stížnosti a petice

(1) Pokud se stěžovatel nevzdal práva být vyrozuměn o výsledku vyřízení stížnosti, vyrozumí se o tom vhodnou formou. Vždy se upřednostní forma, kterou preferuje stěžovatel; pokud formu neuvedl, vyrozumí se způsobem, kterým stížnost podal (na poštovní zásilku se odpoví poštou, na e-mailem zaslanou stížnost e-mailem atd.). Vyrozumění stěžovatele o vyřízení stížnosti musí být vždy doloženo ve spise.

(2) Pokud byla stížnost postoupena k vyřízení jiným orgánem, a ten si vyžádal informaci o výsledku, učiní tak odbor KSaT, ledaže stížnost vyřídil odbor, u kterého byla podána.

(3) U oprávněných stížností musí být stanovena opatření k nápravě. Jejich splnění ve stanoveném termínu oznámí příslušný vedoucí odboru tajemníkovi nebo starostovi (podle působnosti).

(4) V případě, že stěžovatel nesouhlasí s vyřízením stížnosti, může podat námitku. O námitce rozhodne buď nadřízený pracovníka, který stížnost vyřizoval nebo vedoucí odboru KSaT, a to do 30 dnů. Vyřízení stížnosti je buď potvrzeno, nebo se stížnost vrátí k novému prošetření.

(5) Opakuje-li stěžovatel stížnost, vedoucí odboru KSaT (popř. vedoucí odboru či oddělení) přezkoumá, zda původní stížnost byla správně vyřízena. Neobsahuje-li opakovaná stížnost v téže věci nové skutečnosti, zaeviduje se, ale bez dalšího prošetřování se odloží. O odložení nemusí být stěžovatel informován.

(6) Podá-li stěžovatel opakovaně stížnost v téže věci a vedoucí odboru KSaT (popř. vedoucí odboru či oddělení) při přezkoumání zjistí, že původní stížnost nebyla správně vyřízena nebo stěžovatel uvede nové skutečnosti, vrátí se stížnost k novému prošetření.

 

VIII.
Stížnost podaná více stěžovateli

(1) Pokud počet stěžovatelů ve stejné věci je větší než 5, a tito si nezvolí kontaktní osobu, vybere ji pověřený pracovník sám. Na tuto osobu se v dalším průběhu vyřizování stížnosti obrací, pokud z povahy věci není nutno přibrat i ostatní stěžovatele, nebo nezvolí-li si tito jinou kontaktní osobu. Pouze kontaktní osobě pak může adresovat i vyřízení stížnosti s upozorněním, aby s ním seznámila rovněž ostatní stěžovatele.

 

IX.
Anonymní stížnost

(2) Anonymní stížnost se zaeviduje dle těchto Pravidel, ale je prošetřována pouze v případě, že poukazuje na konkrétní velmi závažné nedostatky v činnosti města Litoměřice, Městského úřadu Litoměřice nebo Městské policie Litoměřice. Výsledek šetření se pouze založí do spisu.

 

X.
Kontrola vyřizování stížností

(1) Vedoucí odborů sledují vyřizování stížností jejich podřízenými zaměstnanci a přijatá opatření
k nápravě v rámci své působnosti.

(2) Vedoucí odboru KSaT vypracovává a předkládá Radě města Litoměřice každoročně, nejpozději do konce února, výroční zprávu o vyřízených stížnostech a peticích za předchozí rok, obsahující rozbor stížností a přijetí nápravných opatření.

(3) Odbor KSaT je povinen monitorovat plnění lhůt k vyřizování stížností a peticí.

 

XI.
Závěrečná ustanovení

(1) Tato Pravidla nabývají účinnosti dnem 02.03.2020.

(2) Dnem nabytí účinnosti těchto Pravidel se ruší Pravidla pro přijímání a vyřizování stížností, upozornění a podnětů občanů ze dne 06.12.2005 a Pravidla pro přijímání, projednávání a vyřizování peticí ze dne 26.01.2004.

(3) Tato pravidla byla schválena usnesením Rady města Litoměřice č. 132/4/2020 dne 02.03.2020.

 

Litoměřice 02.03.2020

 

 

     Mgr. Milan Čigáš                                                                                              Mgr. Ladislav Chlupáč
tajemník MěÚ Litoměřice                                                                                           starosta města

 

 

NAHORU